Die kommunale Verwaltung in Brandenburg

Verwaltung ist das Kernstück kommunaler Ordnung. Das klingt nicht spannend, ohne die Menschen in der Verwaltung vor Ort würde aber keine Stadt oder Gemeinde ihre vielfältigen Aufgaben bewältigen können.

Kita-Anmeldung
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Die kommunale Verwaltungsstruktur in Brandenburg gliedert sich in Gemeinden, Landkreise und Ämter.

Die Kommunen können grundsätzlich selbst entscheiden, wie sie ihre Verwaltung strukturieren. In der Praxis hat sich aber eine bundesweit einheitliche Organisationsstruktur herausgebildet, die sich in zwei Hauptstufen gliedert: Bürgermeister/-in (hauptamtlich) und Fachabteilungen.

Wie arbeitet die Verwaltung?

Die Bürgermeister/-innen leiten die Gemeindeverwaltung. Sie vertreten die Gemeinde in Rechtsfragen und repräsentieren sie nach außen.

Die Verwaltung setzt die Beschlüsse der Gemeindevertretung um, zum Beispiel die des Kreistags. Das Personal bringt dafür die notwendige Sach- und Fachkompetenz mit. Je nach Größe der jeweiligen Gemeinde ist die Verwaltung unterschiedlich groß, die Aufgaben demzufolge unterschiedlich verteilt.

Das Verwaltungspersonal bearbeitet unter anderem Bauanträge, Ordnungswidrigkeiten, Wohnungsanmeldungen, die Beantragung von Führerscheinen, Personalausweisen und Reisepässen und vermittelt Wohnungen, die mit öffentlichem Geld gebaut wurden.

Besonders in kleineren Gemeinden übernehmen die Verwaltungsangestellten gleich mehrere Aufgaben. So hat die Stadt Mühlberg/Elbe mit rund 3.750 Einwohnern eine Verwaltung mit drei Fachabteilungen: Bauverwaltung, Finanzverwaltung sowie Haupt- und Ordnungsverwaltung. Eine Stadt wie Potsdam mit fast 180.000 Einwohnern benötigt eine größere Verwaltung. Hier sind es fünf große Geschäftsbereiche mit zahlreichen zugehörigen Fachbereichen. Viele Kommunen stellen ihre Verwaltungspläne online und geben direkte Kontaktadressen an.

Ohne die Menschen in der Verwaltung vor Ort könnte keine Kommune ihre Aufgaben erfüllen.

Adler mit Wegweiser
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Gemeinden und Ämter

Von den 413 Gemeinden in Brandenburg sind 139 amtsfrei, das heißt sie haben eine eigene Verwaltung. 274 Gemeinden gehören einem Amt an und haben deshalb keine eigene, sondern eine gemeinsame Verwaltung.

Ein Amt besteht aus mehreren Gemeinden. Es gibt in Brandenburg 52 Ämter.

Interne und externe Erfolgsfaktoren

Viele halten Verwaltungen für Orte, in denen gut bezahlte Menschen im langsamen Tempo nach vielen schwer verständlichen Regeln und in strenger Hierarchie zusammenarbeiten und vor allem umfangreiche Kaffeepausen einlegen.

Es gibt sicherlich Verwaltungen, in denen nicht effektiv und effizient gearbeitet wird. Das heißt, dass es Verwaltungen gibt, die ihre Ziele nicht oder nur teilweise erreichen (Effektivität = Zielerreichung) und ihre Mittel unwirtschaftlich einsetzen (Effizienz = wirtschaftlicher Mitteleinsatz). Es gibt aber auch Unternehmen, auf die diese negative Beschreibung zutrifft. Zudem haben die Kommunen in Brandenburg aufgrund der Finanzkrise in den letzten Jahren Personal abgebaut. Wenn es sie einmal gegeben hat, sind die stillen Reserven bzw ein eventueller Personalüberhang in den letzten Jahren verschwunden. Gerade in den kleineren Kommunen sind die Personalkörper stark zusammengeschrumpft.

Unbestritten ist, dass es erfolgreiche Kommunen gibt und Kommunen, die weniger Erfolge erzielen. Das hängt zum einen von externen Faktoren wie der Lage der Kommune (nah oder fern von Berlin, direkt an der Autobahn oder weit davon entfernt usw.) ab. Zum anderen sind interne Faktoren für Erfolg und Misserfolg der Kommune verantwortlich. Die Arbeit der Verwaltung ist einer der internen Faktoren. Hinzu kommt die Führung durch den Bürgermeister, die Qualität der Arbeit der Gemeindevertretung und das Engagement der Bürgerschaft.

Manches Problem wird also von der Verwaltung verursacht, doch nicht alles, was in der Kommune nicht läuft, kann ihr angelastet werden. Im Übrigen ist die Verwaltung oft besser als ihr Ruf. Das zeigen Umfragen, in denen trotz einer schlechten allgemeinen Bewertung der öffentlichen Verwaltung der letzte konkrete Kontakt mit dem Rathaus positiv bewertet wird.

Adler  ohne Wlan
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Digitale Kommunen

Um bürgerfreundlich zu sein und lange Wege zu Ämtern zu ersparen, bieten die Kommunen immer mehr Dienste online an. Die Kfz-Zulassung und -Abmeldung ist in vielen Kommunen schon online möglich. Die Internetplattform „Maerker“ ist zu einem direkten Draht in die Rathäuser geworden. Bürgerinnen und Bürger informieren bei „Maerker“ über Infrastrukturprobleme in ihrer Kommune und können über ein Ampelsystem den Bearbeitungsprozess transparent nachvollziehen.

Die Verwaltungen haben sich dazu verpflichtet, binnen drei Tagen auf die Hinweise aus der Öffentlichkeit zu reagieren. Mittlerweile beteiligen sich 118 Kommunen.  Die Einwohner dieser Kommunen haben bisher rund 130.000 Hinweise gegeben. Auch die Anmeldung für einen Kitaplatz soll, zum Beispiel in Potsdam, in naher Zukunft möglich sein.

Aufbau

Zu den Vorurteilen über die Verwaltung gehören Aussagen über unklare Zuständigkeiten, über das Schicken der Bürger von Pontius zu Pilatus und zu lange Wege aufgrund eines aufgeblähten Apparates. Die Kommunalverwaltungen in Brandenburg weisen zumeist schon aufgrund der geringen Größe der Städte, Gemeinden, Ämter und Landkreise einen übersichtlichen Aufbau auf. Allerdings sind hierbei Veränderungen im Zuge der Verwaltungsreform zu beachten, die nicht nur zu einer Umbenennung der Ämter und Organisationseinheiten geführt hat, sondern auch zur Reduzierung der Hierarchieebenen.

Noch in den 90er Jahren gliederten sich typischerweise Verwaltungen in:

  • Dezernate
  • Ämter
  • Abteilungen
  • Sachgebiete und
  • Stellen

Kleinere Verwaltungen hatten keine Abteilungen und teilweise auch keine Dezernate eingerichtet.

In den letzten Jahren setzten sich neue Begriffe wie "Fachbereiche" und "Fachdienste" durch. Die vielen kleinen Verwaltungen zählen inzwischen oft weniger als 40, teilweise weniger als 30 Beschäftigte. Sie haben einen zweistufigen Aufbau: Bürgermeister und Abteilungen. Das nachfolgende Organigramm der Stadtverwaltung der Stadt Mühlberg/Elbe verdeutlicht den schlanken Aufbau einer kleinen Kommunalverwaltung in Brandenburg. Zugleich gibt es einen ersten Aufschluss über die zu erledigenden Aufgaben. 

Organigramm der Stadtverwaltung Stadt Mühlberg/Elbe:
Organigramm der Stadtverwaltung Stadt Mühlberg/Elbe

nach Angaben auf www.muehlberg-elbe.de

Struktur

Aufgrund der gemeindlichen Organisationshoheit steht es den Gemeinden grundsätzlich frei, wie sie ihre Verwaltung strukturieren. In der Praxis werden bestimmte Aufgaben zu einem Aufgabenbereich zusammengefasst, der eine organisatorische Einheit, ein Amt, bildet. Mehrere Ämter bilden ein Dezernat. Dabei hatte sich ein bundesweit einheitliches Organisationsraster herausgebildet, dass sich an den Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle zur Verwaltungsvereinfachung (KGSt) von 1969 orientierte.

Abb.: Verwaltungsgliederungsplan der KGSt
Quelle: KGSt-Gutachten "Verwaltungsorganisation der Gemeinden, Teil II Verwaltungsgliederungsplan", Köln 1979
Fachverantwortung / Ressourcenverantwortung. Wer übernimmt die Gesamtverantwortung für eine Leistung?

Die bisherige Trennung in den Ämtern hat zu einer sehr selektiven Aufgabenwahrnehmung geführt. Es gibt die so genannten Fachämter, wie das Sozialamt oder das Stadtplanungsamt und es gibt die Querschnittsämter, die die materiellen Ressourcen verwalten, z.B. die Kämmerei oder das Personalamt. Es bleibt die Frage, wer übernimmt die Gesamtverantwortung für eine Leistung?

Im Kontext der Verwaltungsreformen nach dem Neuen Steuerungsmodell wurde auch von „organisierter Verantwortungslosigkeit“ gesprochen. Die neue Organisationsstruktur will eine Zusammenführung der Verantwortung erreichen. Die Fachämter wurden zu Fachbereichen (FB) umgebildet und in Fachdienste (FD) untergliedert. Die allgemeine Verwaltung wie auch die Kämmerei, das Personalwesen und die Rechtsaufgaben werden vorrangig als Serviceleistungen für die Fachbereiche verstanden.

Das Organigram der kommunalen Verwaltung von Hennigsdorf zeigt diese Organisationsstruktur. Die Verwaltungsreform hat zu einem Umdenken und zu einer Neuorganisation in vielen Rathäusern und Gemeindeverwaltungen geführt.


Leitung der Kommunalverwaltung

Mitarbeiter

Die Anzahl der Mitarbeiter richtet sich nach der Größe der Verwaltungseinheit und der Anzahl der Einwohner. Größere Städte übernehmen auch Leistungen für Bürger aus dem Umland und brauchen daher mehr Personal. In kleinen Verwaltungen und auf der Sachbearbeiterebene sind vorwiegend Frauen tätig. In kleinen Kommunen müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft mehrere unterschiedliche Aufgaben oder sogar Aufgabenfelder bearbeiten. Eine Spezialisierung wie in den größeren Kommunen oder den Kreisverwaltungen ist hier nicht möglich. Zudem gibt es in den kleinen Verwaltungen kaum Beschäftigte in den höheren Besoldungsstufen.

Unabhängig von der Größe der Verwaltung gilt indessen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass auch sie sich den zahlreichen Änderungen der letzten Jahre zu stellen hatten. So hat sich u.a. die Zahl der Stellen deutlich reduziert. Die Arbeitsaufgaben wurden auf die noch in der Verwaltung Tätigen aufgeteilt. Mit der Einführung des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens wird es erneut weit reichende Veränderungen geben.

 

Ungerechte Verteilung der Gelder - dargestellt auf einer Wippe
© IStock.com | Prostock-Studio

Geschlechtergerechte Verteilung kommunaler Mittel

Gender Budgeting ergänzt die kommunale Haushaltsplanung und kann dabei helfen, die Mittel fairer und gerechter zu verteilen.

 

Recht und Gesetz - Zu viel Bürokratie?

Alle wollen weniger Bürokratie. Fast allen aber fällt auf Anhieb ein Bereich ein, der gesetzlich geregelt werden sollte. Soll es Arzneimittel nur in der Apotheke geben? Dürfen Fliesen nur von einem Handwerksmeister angebracht werden? Wir haben Standards für die Behandlung von Abfällen, für den Tierschutz und alles, was mit Gefahren verbunden ist. Gesetze, Vorschriften und Verfahrensregelungen sollen Risiken ausschließen, Berufsgruppen schützen und alles regeln, was die die Gesellschaft nicht regeln kann, aber dennoch braucht.

Solange wir als Gesellschaft nicht auf eine möglichst umfassende Sicherheit und Absicherung verzichten können und wollen, müssen wir mit einer Vielzahl von Gesetzen, Normen und Standards leben.

Die kommunale Selbstverwaltung ist von diesem Phänomen ebenfalls betroffen. Wenn Sie sich in der Kommune engagieren, sollten Sie sich nach und nach mit den wichtigsten Rechtsgrundlagen vertraut machen. Dazu gehört die Kommunalverfassung mit ihren Regelungen für Gemeinden, Ämter und Landkreise. Für die konkrete Ausübung eines kommunalen Amtes werden Sie aber unter Umständen mehr als nur die bloßen Texte benötigen. Wichtige Informationen zur Auslegung der Vorschriften und ihrer Anwendung in der Praxis finden Sie in den entsprechenden Kommentaren. Je nach dem, wo Sie ihre Schwerpunkte setzen, benötigen Sie die Rechtsgrundlagen des Finanzbereiches (Gemeindehaushalts- und Gemeindekassenverordnung), die Regelungen aus dem Bereich Bauen und Planung, Soziales und Abgabenrecht.

Brandenburg-Adler
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Kommunalrecht in Brandenburg

Kommunen sind in eine Vielzahl von Gesetzen, Vorschriften und Normen in Europa, im Bund und Land eingebunden. Wichtigstes Gesetz für die kommunale Ebene ist die Kommunalverfassung Brandenburg.
 

Angesichts der umfassenden Rechtsgrundlagen sollten Sie nicht vor einem Engagement in der Kommune zurückschrecken. Sie können sich nach und nach in die Materie einarbeiten. Je mehr Sie aber wissen, je mehr werden Sie gestalten können. Entsprechendes Fachwissen hilft vor allem im Umgang mit der hauptamtlichen Verwaltung. Die wird und sollte Ihnen in der Regel fachlich immer einen Schritt voraus sein. Grundsatzwissen schützt Sie aber davor, im Konfliktfall „über den Tisch gezogen“ zu werden.

Vielleicht werden Sie im Konfliktfall auch die Vielfalt der Rechtsgrundlagen zu schätzen wissen, wenn Sie Ihnen helfen, Ihr kommunalpolitisches Ziel zu erreichen. Dann können Sie entscheiden, ob die Vorschriften die notwendige Rechtssicherheit bringen oder als überbordende Bürokratie die Entwicklung in der Gemeinde hemmen. 

Linktipps

  • Was ist Verwaltung?

    Der Bürgermeister und die Gemeindevertretungen repräsentieren die Kommune, haben aber nicht überall die gleichen Befugnisse. Dafür sind die unterschiedlichen Verfassungen der Länder verantwortlich, die die Kommunalverwaltungen steuern. (Informationen zur Politischen Bildung, 2017)

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